Tahun 2019, saya kembali dapat kesempatan untuk ikut training di Aalst, Belgia. Disana ada kantor pusat untuk salah satu unit bisnis perusahaan tempat saya bekerja. Agar bisa ikut dalam pelatihan tersebut, saya harus mengurus VISA Schengen di kedutaan Belanda, karena tidak ada kedutaan Belgia di Indonesia. Ada banyak perbedaan dibandingkan dengan pengurusan VISA di tahun 2014.
Di tahun 2014, saya harus datang ke kedutaan besar Belanda, sedangkan di tahun 2020, saya cukup datang ke kantor VFS di mal Kuningan City. Beberapa berkas juga berbeda. Kini, saya diminta untuk mempersiapkan terjemahan kartu keluarga dan KTP dalam Bahasa Inggris. Dulu gak ada syarat itu seingat saya. Saya juga diminta untuk menyediakan fotokopi paspor full, seingat saya dulu tidak perlu. Tapi entahlah, sudah 5 tahun berlalu saya jadi kurang ingat juga bagaimana pastinya.
Tahapan pertama, baiknya kamu mengunjungi lama VFS di link ini. Disana kamu harus mengisi formulir pengajuan visa. Jika sudah, akan ada daftar dokumen yang harus disiapkan olehmu. Jika ingin liburan, biasanya visa yang diajukan adalah visa jangka pendek, bisa single entry, bisa juga multiple entry.
Tahapan kedua, mengatur janji temu untuk pengajuan visa. Di website VFS juga dapat dilakukan pembuatan janji temu, yang mana kita harus datang ke kantor VFS untuk menyerahkan berkas-berkas, wawancara, perekaman biometrik dan pembayaran visa.
Di tahapan kedua inilah saya melakukan kesalahan (lagi). Cerita pembuatan visa saya sepertinya penuh dengan kebodohan saya yang terungkap. Kali ini, saya tidak melihat janji temu yang saya buat dengan seksama. Janji temu yang saya buat itu jam 11.00 WIB. Sedangkan saya mengira, memiliki janji temu di 11.30 WIB. Padahal saya sudah datang dari jam 10.00 WIB. Sial banget kan fufufufu. Peraturannya menyebutkan bahwa kalau kita telat 15 menit, maka kita dianggap tidak datang dan pengajuan janji temu dibatalkan. Artinya, saya tidak bisa mengajukan visa di hari itu dan harus menunggu 2 minggu lagi. Gimana?
Setelah berdebat dengan security dan saya meyakinkan dia bahwa saya ada di depan kantor mereka selama menunggu, saya tetap tidak diperkenankan masuk kantor di hari itu. So sad :(
Sampai akhirnya saya diminta bertemu dengan salah satu pegawai VFS yang handle pengajuan VIP. Beliau menjelaskan kalau mau tetap mengajukan di hari tersebut, maka saya bisa mengambil slot setelah jam 2 siang, jika slot pembuatan visa masih ada (ya pasti ada wong saya gak jadi masuk karena telat -_-). Untuk mengambil slot tersebut, kita harus menambah biaya sekian ratus ribu. Saya lupa pastinya. Kita juga bisa mendaftar menjadi pengurusan VIP dengan lounge terpisah dan tidak ngantri, tapi harus bayar lagi sekian juta.
Saya yang bimbang langsung menelepon atasan saya minta kebijakan beliau. Beliau sarankan untuk mengambil slot diatas jam 2 siang karena kantor saya tidak jauh (di Sudirman), jadi saya bisa pulang ke kantor dulu.
Saya kembali lagi ke KunCit jam 13.30 WIB dan diminta si bapak pegawai tadi untuk foto dulu karena saya juga lupa belum menyiapkan foto. HAHAHA.
Setelah memenuhi janji temu saya dan pemeriksaan berkas sudah dilakukan, saya bisa pulang dan memantau progress visa melalui SMS dan juga website VFS. Kurang lebih sekitar 3-5 hari visa sudah bisa diambil.
Tahapan ketiga, mengambil paspor yang sudah ditempeli visa. Saya kembali datang ke kantor VFS untuk mengambil paspor dan visa. Jika sudah diambil, artinya tahanya pembuatan visa sudah selesai!
Ada beberapa tips yang saya mau sarankan untukmu:
- Periksa berkas yang diwajibkan untuk dibawa beberapa kali, baiknya kamu gunakan ceklis yang ada di formulir aplikasi visa sebagai acuan
- Siapkan beberapa copy dokumen, karena meskipun tidak diminta di dalam list, tapi ada beberapa dokumen yang tiba-tiba diminta rangkapannya oleh petugas.
- Pastikan jam janji temu sesuai dan jangan telat lebih dari 15 menit ya!
- Siapkan uang cash untuk membayar visa. Mereka tidak menerima pembayaran menggunakan kartu. Biayanya bisa di cek di VFS
- Pastikan foto yang kamu bawa 80% muka. Kamu bisa foto di VFS, biayanya sekitar 50-60rb
Jakarta, 22 Agustus 2020